Un unico archivio documentale digitale per portare ordine nei tuoi acquisti

Centralizza la gestione della documentazione relativa a ordini, fornitori e contratti, e risparmia centinaia di ore di lavoro

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Ti diamo il benvenuto nella nuova era della gestione documentale

Per una vera trasformazione delle attività amministrative di routine, il primo passo è creare un archivio digitale centralizzato, accessibile alle figure autorizzate, che elimini il tempo perso nella ricerca di dati e documenti legati agli acquisti e ai fornitori.

Con una piattaforma intelligente come Online Procurement, avrai a disposizione un unico sistema di archiviazione documentale organizzato, che categorizza e archivia in automatico sia la documentazione che le comunicazioni scambiate sulla piattaforma.

Riprendi il controllo del tuo tempo e lascia che Online Procurement lavori per te.

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Digitalizzazione documentale, le principali sfide per le aziende

Processi di archiviazione non strutturati

La mancanza di una struttura organizzata per l’archiviazione dei documenti porta a inefficienze e difficoltà nel recuperare informazioni. Documenti sparsi tra vari canali e formati rendono la gestione complessa e dispendiosa in termini di tempo.

Un approccio inefficace alla gestione dei contratti può causare ritardi, errori e mancato rispetto delle scadenze. Senza un sistema centralizzato, monitorare le modifiche e le approvazioni diventa una sfida, aumentando il rischio di problemi legali e finanziari.

L’assenza di integrazione tra il sistema documentale e gli altri software gestionali aziendali comporta duplicazione di dati e processi manuali ridondanti. Questo ostacola la visibilità delle informazioni e rallenta i flussi di lavoro.

La mancanza di strumenti per il tracciamento delle versioni e delle modifiche dei documenti incrementa il rischio di utilizzare versioni obsolete o non approvate. Un sistema di versioning efficace è fondamentale per mantenere l’integrità e la coerenza dei documenti aziendali.

Senza regole chiare e sistemi di controllo per la condivisione dei documenti, si corre il rischio di accessi non autorizzati e perdita di dati sensibili, in violazione del GDPR. È essenziale stabilire livelli di autorizzazione e tracciabilità delle operazioni per garantire la sicurezza delle informazioni.

Rivoluziona la tua gestione documentale con Online Procurement

Dematerializzare non basta: archiviando i documenti in formato digitale sulla piattaforma, ogni documento è corredato da metadati che permettono di categorizzarlo in automatico, rendendolo disponibile e ricercabile in un click.

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Contratti

Online Procurement ti permette di archiviare e digitalizzare:

  • Contratti, documenti e comunicazioni correlate, organizzati in fascicoli

  • Storico del contratto e modifiche

  • Libreria di modelli di contratto/clausole contrattuali pronti all’uso

Centralizza la gestione dei contratti, monitorando da un unico cruscotto scadenze e versioni con facilità. Automatizza i processi di approvazione e firma, riducendo i rischi legali e migliorando la conformità normativa.

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Ordini

Online Procurement ti permette di archiviare e digitalizzare:

  • Storico degli ordini e relativa documentazione

  • Libreria di template di documenti e verbali per la creazione degli eventi di sourcing, apertura delle offerte, ecc. pronti all’uso

Gestisci gli ordini in modo più efficiente con una tracciabilità completa e aggiornamenti in tempo reale. Riduci gli errori e velocizza i processi approvativi, assicurando che gli ordini vengano eseguiti e monitorati senza intoppi.

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Fatture

Online Procurement ti permette di archiviare e digitalizzare:

  • Importazione delle fatture da file .xml

  • Fascicoli digitali che includono la documentazione allegata ad ogni fattura

Digitalizza e automatizza la gestione delle fatture, riducendo i tempi di approvazione e pagamento. Accedi rapidamente alle informazioni necessarie e mantieni una completa visibilità sui flussi di cassa, migliorando la gestione finanziaria complessiva.

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Fornitori

Online Procurement ti permette di archiviare e digitalizzare:

  • Albo fornitori – anagrafiche e certificazioni

  • Storico delle valutazioni dei fornitori

  • Messaggi, email e PEC scambiati in piattaforma

Con Online Procurement, organizzi e archivi tutte le informazioni sui fornitori in un unico luogo. Monitori le performance, gestisci le scadenze dei contratti e garantisci una comunicazione fluida e centralizzata con tutti i tuoi partner.

Online Procurement si integra con gli altri software in uso dalla vostra azienda

Hai già un gestionale documentale in azienda?

Nessun problema: Online Procurement è progettato per integrarsi con i gestionali aziendali più diffusi – ERP, CRM, documentali, sistemi di fatturazione, protocollo… – e assicurare l’allineamento di dati e documenti tra tutti i sistemi informativi, per una gestione dei processi d’acquisto data-driven ed efficiente.

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Non cambiare il tuo modo di lavorare, miglioralo

Non lasciare che le sfide della gestione documentale ostacolino la tua azienda. Scopri come Online Procurement può aiutarti a superarle con soluzioni innovative e integrate per la governance di documenti e contratti, ottimizzando i processi di approvvigionamento.