Gestione dei fornitori secondo la norma ISO 9001: valutazione, selezione e monitoraggio a prova di audit
La qualità dei prodotti e servizi offerti da un’impresa è strettamente correlata alla qualità dei suoi fornitori. Lo standard ISO 9001:2015 “Sistemi di gestione per la qualità” riconosce questo principio al punto 8.4.1, dedicato alla gestione dei fornitori esterni.
Ma cosa significa concretamente? Come strutturare un processo efficace per la selezione, la qualifica e il monitoraggio dei fornitori in conformità ai requisiti ISO, senza disperdere troppo tempo in attività manuali? Vediamolo insieme.
Supplier Management
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Quali sono i requisiti della certificazione ISO 9001 per i fornitori?
Lo standard ISO 9001:2015 (punto 8.4.1) richiede alle organizzazioni di svolgere quattro attività chiave:
- Valutare e selezionare i fornitori prima di iniziare la collaborazione
- Implementare un processo strutturato di qualifica
- Monitorare a cadenza regolare le prestazioni
- Documentare ogni fase del processo
Sulla carta sembra semplice, ma molte aziende faticano a tradurre questi requisiti in pratica.
Immagina di dover controllare le scadenze delle certificazioni di 50 fornitori, o di dover recuperare urgentemente la documentazione di un fornitore durante un audit: sapresti subito dove andare a cercare le informazioni?
Che impatto ha sul business una gestione dispersiva dei fornitori?
Una gestione dispersiva dei fornitori non emerge subito nei bilanci aziendali, ma nel lungo periodo erode margini e performance.
Nel concreto, questo si traduce in:
· Maggior carico di lavoro amministrativo, con dipendenti impegnati in attività ripetitive e a basso valore aggiunto
· Decisioni basate su dati incompleti o non aggiornati, aumentando il rischio di errori
· Ore di lavoro spese in attività manuali di monitoraggio che potrebbero essere automatizzate
· Difficoltà nel rilevare preventivamente problemi e non conformità con i fornitori
· Complicazioni durante gli audit di certificazione, dovute a documentazione disorganizzata o assente
Come attuare in pratica un sistema di gestione e monitoraggio dei fornitori
Per garantire la conformità allo standard internazionale ISO 9001 e ottimizzare i processi, occorre adottare un sistema strutturato. Ti suggeriamo 4 step da cui partire.
Non tutti i fornitori hanno lo stesso peso sul core business. Classificarli aiuta a stabilire quali sono le priorità e dove indirizzare le risorse.
Un esempio per un’azienda del settore alimentare:
Stabilire parametri chiari per selezionare e monitorare i fornitori, come:
- Puntualità nelle consegne (% di consegne nei tempi concordati)
- Qualità del prodotto/servizio (% di non conformità)
- Flessibilità (capacità di rispondere a richieste urgenti)
- Prezzo e condizioni di pagamento
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Il monitoraggio regolare permette di individuare criticità e intervenire tempestivamente. Può includere:
- Audit periodici – revisione dei documenti, osservazione dei processi in loco, interviste ai fornitori
- Analisi delle non conformità riscontrate nei prodotti o servizi ricevuti
- Feedback dai reparti interni coinvolti (produzione, acquisti, qualità…)
Durante un audit ISO 9001, le organizzazioni devono dimostrare di aver:
- Valutato i fornitori prima della selezione
- Monitorato regolarmente le prestazioni
- Preso provvedimenti in caso di non conformità
Un sistema documentale centralizzato e ben organizzato evita stress e inefficienze nella gestione delle informazioni.
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- Repository centralizzato: Ritrova in pochi secondi qualsiasi documento, anche quelli di anni fa
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