Richiesta di offerta (RdO): che cos’è e come utilizzarla per selezionare i fornitori migliori

RdO: tutto sulla Richiesta d'Offerta

La RdO (Richiesta di Offerta) è un documento formale con cui un’azienda invita uno o più fornitori qualificati a presentare un’offerta commerciale per la fornitura di beni o servizi, dettagliando i requisiti tecnici e/o qualitativi, le quantità e così via.

Nel contesto delle attività legate al procurement, la RdO è uno degli strumenti base per l’approvvigionamento, che consente di soddisfare specifiche esigenze di acquisto e di ottenere proposte competitive in termini di prezzo, qualità e termini di consegna, facilitando il processo di selezione del fornitore più vantaggioso.

Vuoi digitalizzare gli acquisti e i processi di approvvigionamento della tua azienda?

Scopri Online Procurement, la piattaforma che ti aiuta a semplificare e ottimizzare la gestione di fornitori, ordini e contratti in un’unica area di lavoro.

Abbiamo supportato centinaia di aziende nel loro percorso di digitalizzazione, aiutandole a rendere i processi più veloci, sicuri ed efficienti. Ora tocca a te! Scopri come possiamo aiutarti

Quali sono i passi per gestire una RdO?

La funzione aziendale che necessita di un bene o di un servizio comunica la richiesta all’ufficio acquisti, che la prende in carico. Se non si ha già a disposizione un fornitore o un contratto quadro, si procede con una Richiesta di offerta.

La RdO deve includere tutti i parametri necessari a valutare l’offerta: specifiche tecniche, volumi, condizioni di fornitura, criteri di selezione, oltre alle modalità di presentazione e alla data di scadenza per la trasmissione delle offerte.

Una volta individuati i fornitori qualificati, si invia loro la richiesta. Tramite una piattaforma come Online Procurement, è possibile velocizzare questo passaggio con i filtri di selezione sul portale fornitori e l’invio massivo della RdO.

Nella fase di comparazione, vengono messe a confronto le offerte sulla base dei criteri selezionati in fase di creazione della RdO.

Sulla base delle strategie interne d’acquisto e degli obiettivi di budget, il responsabile della RdO può provare a negoziare condizioni più vantaggiose prima di procedere con la selezione dell’offerta migliore.

L’ordine viene formalizzato attraverso l’emissione del PO (Purchase order, ovvero ordine di acquisto) e la stipula del contratto.

Quali sono le figure aziendali coinvolte nel processo di RdO?

Le figure chiave coinvolte nella creazione e trasmissione di una richiesta d’offerta sono:

  • Responsabile Acquisti: coordina il processo e definisce le strategie d’acquisto

  • Category Manager: individua i fabbisogni per specifiche categorie merceologiche

  • Richiedente interno (business unit o reparto tecnico): definisce le specifiche del prodotto/servizio

  • Supplier Manager (se presente): seleziona e qualifica i fornitori idonei

  • Legal e Finance (se necessario): verificano la conformità contrattuale e il rispetto del budget

Che differenze ci sono tra RdO, RdA e ODA?

  • Obiettivo: raccogliere e confrontare le offerte dei fornitori per beni o servizi
  • Quando si usa: quando l’approvvigionamento deve rispondere a specifici parametri e si rende necessario valutare più proposte prima di scegliere il fornitore
  • Chi la gestisce: la funzione procurement o l’ufficio acquisti, in collaborazione con i richiedenti interni

  • Obiettivo: Formalizzare internamente un fabbisogno
  • Quando si usa: Quando un dipartimento o una business unit ha bisogno di beni/servizi e richiede l’approvazione del responsabile acquisti
  • Chi la gestisce: Il dipartimento che ha bisogno del bene/servizio avvia la richiesta, il procurement la valuta e la approva

  • Obiettivo: acquistare direttamente da un fornitore senza passare per una RdO.
  • Quando si usa: Quando il fornitore è già qualificato e i prezzi/termini sono definiti (es. contratti quadro, fornitori abituali, acquisti a carrello da catalogo)
  • Chi la gestisce: l’ufficio acquisti o chi ha l’autorizzazione all’acquisto diretto

Riepilogo delle differenze tra RdO, RdA e ODA

SiglaSignificatoObiettivoQuando si usa?Output
RdORichiesta di offertaOttenere offerte da uno o più fornitoriQuando è necessario confrontare più offerteOfferte ricevute e selezione del fornitore migliore
RdARichiesta di acquistoFormalizzare una necessità di acquisto internaQuando un reparto ha bisogno di un bene/servizioApprovazione dell’acquisto ed emissione dell’ordine
ODAOrdine diretto di acquistoAcquistare direttamente, senza RdOPer acquisti ricorrenti, a catalogo e/o da fornitori predefinitiEmissione diretta dell’ordine di acquisto

I vantaggi di una gestione delle RdO 100% digitale con la piattaforma Online Procurement

La digitalizzazione delle richieste di offerta attraverso la nostra piattaforma offre vantaggi strategici per il tuo ufficio acquisti:

  • Processo standardizzato – non dovrai più temere che il workflow si discosti dalle policy aziendali, eliminando variazioni e interpretazioni soggettive

  • Trasparenza e tracciabilità – documenta ogni fase della richiesta, con storico completo accessibile in ogni momento

  • Invio massivo e comunicazione efficiente – inoltra la RdO contemporaneamente a più fornitori, riducendo tempi e complessità

  • Documentazione al posto giusto – lascia che il sistema organizzi per te i documenti in comodi fascicoli digitali, velocizzando le ricerche

Online Procurement - strategic purchasing software

Vuoi vedere come questi vantaggi possono trasformare la gestione dei tuoi acquisti?

Richiedi subito una demo gratuita e senza impegno