Online Procurement 10.0: tutto il ciclo del Procure to Pay in un’unica piattaformaArticolo di approfondimento ● 01 dicembre 2022

Generare valore è l’obiettivo principale di ogni azienda. Per raggiungere questo traguardo, ciò che conta non è solo il profitto che deriva dal successo della propria offerta sul mercato, ma anche da una gestione ottimale dei processi aziendali, come quelli di acquisto e di monitoraggio delle spese.

Proprio per aiutare le aziende a migliorare la gestione degli acquisti e dei processi autorizzativi di fatture e pagamenti, abbiamo implementato le funzionalità del software Online Procurement, che nella versione 10.0 consente di avere maggior controllo sulle spese e, in generale, sulla contabilità aziendale.

Tutte le fasi del Procure-to-Pay, dall’approvvigionamento alla ricezione e al saldo delle fatture, vengono così digitalizzate permettendo di abbattere i tempi di gestione e aumentare la produttività del personale.

Come il modulo Invoice Management può aiutare la tua azienda

Invoice Management permette di digitalizzare l’iter di autorizzazione delle fatture, garantendo controllo e visibilità sull’intero ciclo ordine-fattura-pagamento.

Da un’unica dashboard è possibile monitorare in tempo reale il ciclo passivo di fatturazione e avere una visione generale sullo stato di fatture, pagamenti e contratti associati, con immediata visibilità di eventuali difformità o anomalie.

Le informazioni vengono condivise con tutti i reparti coinvolti nel processo di acquisto, dal responsabile del contratto alla contabilità, migliorando la collaborazione e la comunicazione interna. Grazie all’accentramento delle informazioni in un unico ambiente condiviso, non sarà più necessario il ricorso a strumenti esterni, come email o fogli di calcolo, che allungano i tempi di gestione e causano innumerevoli inefficienze.

Invoice Management mette a disposizione una panoramica in real time che restituisce uno sguardo di insieme preciso e consapevole sulle spese aziendali.

Follow up in tempo reale per seguire lo stato delle fatture e trovare facilmente le informazioni relative ai fornitori, contratti, ordini, pagamenti e note di credito.

Importazione delle fatture da file xml: possibilità di esportare i dati già strutturati dal gestionale interno e importarli: non necessita di compilazione manuale.

Riconciliazione con l’ordine: la fattura è associata al fornitore e all’ordine. L’interfaccia intuitiva permette di riscontrare tempestivamente eventuali anomalie tra i documenti.

Integrazione con software ERP: è possibile creare interconnessioni con software gestionali per raggiungere il massimo controllo delle spese.

Sistema di messaggistica interna che permette ai reparti di scambiare informazioni direttamente all’interno della piattaforma

I benefici delle procedure informatizzate sono tangibili fin dalla loro introduzione, così come dimostra la ricerca condotta da PwC sullo stato del procurement digitale tra il 2020 e il 2021. Lo studio riporta infatti che il 79% dei reparti delle aziende coinvolte hanno riscontrato miglioramenti nelle prestazioni aziendali e vantaggi organizzativi a seguito dell’implementazione di una soluzione digitale.

I vantaggi di Online Procurement

Dotarsi di un software per la gestione del Procure to Pay come Online Procurement significa avere accesso a un sistema digitale di gestione e controllo dell’intero ciclo di acquisto.

Ecco i principali benefici:

Semplificazione dei processi amministrativi, data dall’eliminazione della documentazione cartacea e delle attività manuali, dal basso valore strategico
Cost saving e contenimento delle spese maverick grazie ad un maggior controllo delle spese e di ogni fase del ciclo passivo
Incremento della collaborazione tra i reparti, grazie a un efficiente sistema di condivisione delle informazioni
Organizzazione automatica di tutti i documenti relativi ai tuoi acquisti all’interno di un archivio digitale
SaaS-based: il software per il procurement e per la gestione delle fatture fornitori è Saas (Software as a Service) e non richiede pertanto alcuna installazione
Sempre disponibile e raggiungibile da qualsiasi dispositivo tramite browser.
Sicurezza certificata tutti i dati sono protetti dai più elevati protocolli di sicurezza certificati ISO 27001 e ISO 9001.