Come ridurre davvero i costi degli acquisti aziendali e massimizzare l’efficienza (non solo in teoria)Articolo di approfondimento ● 05 marzo 2025
“Non posso approvare questo ordine, il capo è in ferie.”
“Il fornitore dice che non ha ricevuto il nostro ordine.”
“Ma come abbiamo fatto a spendere così tanto per la manutenzione della flotta aziendale?”
Ti suonano familiari queste frasi? Se lavori nel mondo degli acquisti, probabilmente le senti (o le pronunci) più spesso di quanto vorresti ammettere.
Un giorno tipo nell'ufficio acquisti tradizionale
Sono le 9:30. Monica, addetta agli acquisti di una media azienda del settore delle costruzioni, deve gestire una richiesta urgente di materiali isolanti per un nuovo progetto edile. Ecco cosa la aspetta:
- Cercare i preventivi più recenti in diverse email
- Chiamare tre fornitori per verificare disponibilità e prezzi
- Compilare il modulo di richiesta d’acquisto cartaceo
- Inseguire il responsabile per un’approvazione
- Aspettare la firma del CFO, che oggi è in riunione tutto il giorno
Risultato? L’ordine partirà (forse) domani, con un giorno di ritardo sulla tabella di marcia.
Come cambia la giornata con un sistema digitale
Stessa situazione, ma con una piattaforma di e-procurement:
9:30 – Monica accede in piattaforma, dove trova:
- Fornitori qualificati con le certificazioni necessarie in corso di validità
- Listini prezzi già negoziati con i fornitori preferenziali
- Storico degli ordini precedenti e delle performance per confronto
9:35 – Crea l’ordine con pochi click 9:36 – Il sistema avvisa automaticamente i responsabili 9:45 – Arriva la notifica dell’approvazione in piattaforma 10:00 – L’ordine è già inviato al fornitore.
Risparmio di tempo: 6 ore.
Risparmio di stress: incalcolabile!
5 modi concreti per iniziare a ottimizzare i tuoi acquisti da oggi
1. Fai un audit dei processi attuali
Non sai quantificare quanto tempo viene impiegato in attività manuali? Traccia e cronometra per una settimana tutte le attività ripetitive.
2. Calcola il costo nascosto delle inefficienze
Esempio:
- 2 ore/giorno in attività manuali
- Costo medio orario: 30€
- Costo annuo: 15.000€ (solo per le attività amministrative)
3. Identifica i colli di bottiglia
Quali sono i tre punti dove gli ordini si bloccano più spesso? Spesso si tratta di:
- Approvazioni mancanti
- Documentazione incompleta
- Comunicazione inefficace con i fornitori
4. Standardizza prima di digitalizzare
Crea template per:
- Richieste d’acquisto
- Valutazione dei fornitori
- Report di spesa
5. Inizia con gradualità
Non è necessario rivoluzionare tutto subito. Parti dall’area più critica.
La soluzione: tecnologia che risolve problemi reali
La nostra piattaforma Online Procurement nasce dall’esperienza sul campo accanto a centinaia di organizzazioni. Questa volta non vogliamo dirti che il software “rivoluzionerà il tuo business”. Ti mostreremo invece come:
- Automatizzare le attività di routine che fanno perdere tempo
- Centralizzare le informazioni sui fornitori e la relativa documentazione
- Sbloccare le approvazioni che tengono fermi gli ordini
- Ottenere visibilità sui dati che ti servono per negoziare meglio
