Richiesta di offerta (RdO): che cos’è e come utilizzarla per selezionare i fornitori miglioriArticolo di approfondimento ● 3 marzo 2025
La RdO (Richiesta di Offerta) è un documento formale con cui un’azienda invita uno o più fornitori qualificati a presentare un’offerta commerciale per la fornitura di beni o servizi, dettagliando i requisiti tecnici e/o qualitativi, le quantità e così via.
Nel contesto delle attività legate al procurement, la RdO è uno degli strumenti base per l’approvvigionamento, che consente di soddisfare specifiche esigenze di acquisto e di ottenere proposte competitive in termini di prezzo, qualità e termini di consegna, facilitando il processo di selezione del fornitore più vantaggioso.
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Quali sono i passi per gestire una RdO?
La funzione aziendale che necessita di un bene o di un servizio comunica la richiesta all’ufficio acquisti, che la prende in carico. Se non si ha già a disposizione un fornitore o un contratto quadro, si procede con una Richiesta di offerta.
La RdO deve includere tutti i parametri necessari a valutare l’offerta: specifiche tecniche, volumi, condizioni di fornitura, criteri di selezione, oltre alle modalità di presentazione e alla data di scadenza per la trasmissione delle offerte.
Una volta individuati i fornitori qualificati, si invia loro la richiesta. Tramite una piattaforma come Online Procurement, è possibile velocizzare questo passaggio con i filtri di selezione sul portale fornitori e l’invio massivo della RdO.
Nella fase di comparazione, vengono messe a confronto le offerte sulla base dei criteri selezionati in fase di creazione della RdO.
Sulla base delle strategie interne d’acquisto e degli obiettivi di budget, il responsabile della RdO può provare a negoziare condizioni più vantaggiose prima di procedere con la selezione dell’offerta migliore.
L’ordine viene formalizzato attraverso l’emissione del PO (Purchase order, ovvero ordine di acquisto) e la stipula del contratto.
Nella fase di esecuzione del contratto, l’ufficio acquisti o il reparto legale monitorano la conformità della fornitura rispetto ai termini concordati, valutando la qualità delle prestazioni rese.
Quali sono le figure aziendali coinvolte nel processo di RdO?
Le figure chiave coinvolte nella creazione e trasmissione di una richiesta d’offerta sono:
- Responsabile Acquisti: coordina il processo e definisce le strategie d’acquisto
- Category Manager: individua i fabbisogni per specifiche categorie merceologiche
- Richiedente interno (business unit o reparto tecnico): definisce le specifiche del prodotto/servizio
- Supplier Manager (se presente): seleziona e qualifica i fornitori idonei
- Legal e Finance (se necessario): verificano la conformità contrattuale e il rispetto del budget
Che differenze ci sono tra RdO, RdA e ODA?
Richiesta di offerta
- Obiettivo: raccogliere e confrontare le offerte dei fornitori per beni o servizi
- Quando si usa: quando l’approvvigionamento deve rispondere a specifici parametri e si rende necessario valutare più proposte prima di scegliere il fornitore
- Chi la gestisce: la funzione procurement o l’ufficio acquisti, in collaborazione con i richiedenti interni
Richiesta di acquisto
- Obiettivo: Formalizzare internamente un fabbisogno
- Quando si usa: Quando un dipartimento o una business unit ha bisogno di beni/servizi e richiede l’approvazione del responsabile acquisti
- Chi la gestisce: Il dipartimento che ha bisogno del bene/servizio avvia la richiesta, il procurement la valuta e la approva
Ordine diretto di acquisto
- Obiettivo: acquistare direttamente da un fornitore senza passare per una RdO.
- Quando si usa: Quando il fornitore è già qualificato e i prezzi/termini sono definiti (es. contratti quadro, fornitori abituali, acquisti a carrello da catalogo)
- Chi la gestisce: l’ufficio acquisti o chi ha l’autorizzazione all’acquisto diretto
Riepilogo delle differenze tra RdO, RdA e ODA
| Sigla | Significato | Obiettivo | Quando si usa? | Output |
| RdO | Richiesta di offerta | Ottenere offerte da uno o più fornitori | Quando è necessario confrontare più offerte | Offerte ricevute e selezione del fornitore migliore |
| RdA | Richiesta di acquisto | Formalizzare una necessità di acquisto interna | Quando un reparto ha bisogno di un bene/servizio | Approvazione dell’acquisto ed emissione dell’ordine |
| ODA | Ordine diretto di acquisto | Acquistare direttamente, senza RdO | Per acquisti ricorrenti, a catalogo e/o da fornitori predefiniti | Emissione diretta dell’ordine di acquisto |
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