Un único archivo documental digital para poner orden en tus compras

Centraliza la gestión de la documentación relativa a pedidos, proveedores y contratos, y ahorra cientos de horas de trabajo

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Te damos la bienvenida a la nueva era de la gestión documental

Para una verdadera transformación de las actividades administrativas rutinarias, el primer paso es crear un archivo digital centralizado, accesible a las personas autorizadas, que elimine el tiempo perdido en la búsqueda de datos y documentos relacionados con las compras y los proveedores.

Con una plataforma inteligente como Online Procurement, tendrás a tu disposición un único sistema de archivo documental organizado, que categoriza y archiva automáticamente tanto la documentación como las comunicaciones intercambiadas en la plataforma.

Recupera el control de tu tiempo y deja que Online Procurement trabaje para ti.

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Digitalización documental, los principales desafíos para las empresas

Procesos de archivo no estructurados

La falta de una estructura organizada para el archivo de documentos lleva a ineficiencias y dificultades para recuperar información. Documentos dispersos entre varios canales y formatos hacen que la gestión sea compleja y costosa en términos de tiempo.

Un enfoque ineficaz en la gestión de contratos puede causar retrasos, errores e incumplimiento de plazos. Sin un sistema centralizado, monitorear los cambios y aprobaciones se convierte en un desafío, aumentando el riesgo de problemas legales y financieros.

La ausencia de integración entre el sistema documental y otros software de gestión empresarial conlleva duplicación de datos y procesos manuales redundantes. Esto obstaculiza la visibilidad de la información y ralentiza los flujos de trabajo.

La falta de herramientas para el seguimiento de versiones y modificaciones de documentos incrementa el riesgo de utilizar versiones obsoletas o no aprobadas. Un sistema de versionado eficaz es fundamental para mantener la integridad y coherencia de los documentos empresariales.

Sin reglas claras y sistemas de control para compartir documentos, se corre el riesgo de accesos no autorizados y pérdida de datos sensibles, en violación del RGPD. Es esencial establecer niveles de autorización y trazabilidad de las operaciones para garantizar la seguridad de la información.

Revoluciona tu gestión documental con Online Procurement

Desmaterializar no basta: archivando los documentos en formato digital en la plataforma, cada documento está acompañado de metadatos que permiten categorizarlo automáticamente, haciéndolo disponible y buscable con un clic.

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Contratos

Online Procurement te permite archivar y digitalizar:

  • Contratos, documentos y comunicaciones relacionadas, organizados en expedientes

  • Historial del contrato y modificaciones

  • Biblioteca de modelos de contrato/cláusulas contractuales listas para usar

Centraliza la gestión de contratos, monitoreando desde un único panel de control vencimientos y versiones con facilidad. Automatiza los procesos de aprobación y firma, reduciendo los riesgos legales y mejorando el cumplimiento normativo.

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Pedidos

Online Procurement te permite archivar y digitalizar:

  • Historial de pedidos y documentación relacionada

  • Biblioteca de plantillas de documentos y actas para la creación de eventos de sourcing, apertura de ofertas, etc. listas para usar

Gestiona los pedidos de manera más eficiente con una trazabilidad completa y actualizaciones en tiempo real. Reduce los errores y agiliza los procesos de aprobación, asegurando que los pedidos se ejecuten y monitoreen sin contratiempos.

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Facturas

Online Procurement te permite archivar y digitalizar:

  • Importación de facturas desde archivos .xml

  • Expedientes digitales que incluyen la documentación adjunta a cada factura

Digitaliza y automatiza la gestión de facturas, reduciendo los tiempos de aprobación y pago. Accede rápidamente a la información necesaria y mantén una completa visibilidad sobre los flujos de caja, mejorando la gestión financiera global.

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Proveedores

Online Procurement te permite archivar y digitalizar:

  • Directorio de proveedores – datos y certificaciones

  • Historial de evaluaciones de proveedores

  • Mensajes, emails y comunicaciones electrónicas certificadas intercambiados en la plataforma

Con Online Procurement, organizas y archivas toda la información sobre proveedores en un único lugar. Monitorizas el rendimiento, gestionas los vencimientos de contratos y garantizas una comunicación fluida y centralizada con todos tus socios.

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¿Ya tienes un sistema de gestión documental en tu empresa?

No hay problema: Online Procurement está diseñado para integrarse con los sistemas de gestión empresarial más difundidos – ERP, CRM, documentales, sistemas de facturación, protocolo… – y asegurar la alineación de datos y documentos entre todos los sistemas informáticos, para una gestión de los procesos de compra basada en datos y eficiente.

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No cambies tu forma de trabajar, mejórala

No dejes que los desafíos de la gestión documental obstaculicen tu empresa. Descubre cómo Online Procurement puede ayudarte a superarlos con soluciones innovadoras e integradas para la gobernanza de documentos y contratos, optimizando los procesos de aprovisionamiento.