Preguntas y respuestas sobre el software Online Procurement para la gestión del Source-To-Pay

Las funcionalidades de la suite de Adquisición en Línea son inseparables de un sistema de gestión de notificaciones y alertas automáticas oportunas y precisas, necesarias para una ejecución impecable de los contratos. Gracias a las notificaciones inteligentes, que se pueden configurar en función de los eventos, se pueden recibir alertas y recordatorios sobre cualquier evento, como el vencimiento de un contrato o documentos específicos que deben actualizarse, y se clasifican automáticamente según los contactos configurados para cada área de responsabilidad. Las notificaciones también pueden configurarse para los proveedores.

Sí, Online Procurement también está disponible para las administraciones públicas.

La plataforma permite gestionar las comunicaciones con los proveedores a través de un sistema de mensajería directa, integrado con el sistema de notificación de plazos. La comunicación tiene lugar directamente dentro de la aplicación y puede referirse, por ejemplo, a solicitudes de aclaración y documentación. Los documentos recibidos a través de la mensajería se integran automáticamente y se almacenan en el archivo específico del procedimiento. Esta función le permite ver el historial de comunicaciones con los principales proveedores y suministradores, manteniendo el historial de conversaciones.

Sí, es posible personalizar los formularios de calificación de los proveedores gracias a un avanzado sistema de configuración de la gestión de las relaciones con los proveedores que se adapta a las necesidades específicas del comprador. Sabemos que la identificación del proveedor adecuado comienza con el proceso de cualificación, por lo que la obtención de los requisitos adecuados en función de las necesidades de su empresa es la base del éxito de las asociaciones.

Absolutamente sí: la adquisición en línea acelera el proceso de identificación de proveedores en línea con las necesidades de la empresa y la búsqueda de proveedores es uno de los mayores puntos fuertes de la suite. La búsqueda intuitiva y funcional integrada con el Supplier Portal, un sistema centralizado de agregación global de Proveedores, permite a los Compradores acceder a una amplia red de Proveedores precalificados en las principales áreas de productos. Las ventajas de este sistema son asociaciones estables y nuevas oportunidades de ahorro mediante la adquisición de bienes y servicios a un precio más ventajoso.

La función de Calificación de Proveedores, que forma parte del módulo de Gestión de las Relaciones con los Proveedores de la suite, permite evaluar el rendimiento de los proveedores de forma muy personalizada para cada empresa. En concreto, Online Procurement permite controlar, mediante una automatización personalizable, los KPI de evaluación específicos que son válidos y significativos para esa empresa concreta. Los KPI para la Calificación del Vendedor son muchos y varían de sector en sector, sin embargo pueden reconducirse a algunas macro-áreas como la calidad de la oferta, las características de la entrega y naturalmente el precio.

Este seguimiento puede ir acompañado de la configuración de cuestionarios dinámicos y listas de comprobación que se presentarán periódicamente a los proveedores en función de las necesidades de la empresa.

Online Procurement facilita el proceso de incorporación de proveedores, gracias a un sistema de búsqueda avanzada que permite identificar al proveedor más acorde con los requisitos de compra, y utilizar flujos de trabajo estandarizados para la licitación en caso de negociaciones o procedimientos complejos, garantizando la máxima colaboración y una comunicación transparente.

Absolutamente sí, el Comprador puede utilizar diferentes modelos de negociación y definir las etapas de evaluación de la negociación. Puede decidir, por ejemplo, si examina por separado la documentación administrativa y técnica (si la hay) y luego la económica/comercial. El sistema ofrece automatismos para facilitar el proceso y evaluar paso a paso sólo a los proveedores que cumplen los requisitos.

En el caso de eventos de contratación electrónica más complejos, es posible involucrar a evaluadores y consultores externos y hacer que le apoyen durante el proceso de evaluación de la oferta. El área de evaluadores le permite mantener este importante proceso dentro de la aplicación, estandarizando el procedimiento y agilizando las comunicaciones.

Online Procurement es una plataforma modular disponible en modo ScuS (Software como un Servicio) y Cloud accesible a través del navegador desde cualquier dispositivo (ordenador de sobremesa, tableta y móvil). El programa informático es funcional para una gestión eficaz de las compras y los proveedores. En concreto, los diferentes módulos de la suite permiten gestionar fácilmente los pedidos, tener un control en tiempo real del gasto, planificar el gasto de forma estratégica, seleccionar y gestionar los proveedores de forma más eficiente garantizando una mayor estandarización de los procedimientos y contratos.

Online Procurement es la solución Source-to-Pay que permite gestionar de forma totalmente digital y automatizada todo el proceso de compras, desde la creación de solicitudes de propuestas hasta la evaluación del rendimiento de los proveedores y los propios procesos.

Las macrofunciones incluidas en la suite son:

• Creación de eventos de negociación
• Comparación de ofertas
• Compras a partir de solicitudes de propuestas o de un catálogo electrónico
• Acceso a un Portal de Proveedores global con proveedores precalificados
• Selección de proveedores
• Gestión de las relaciones
• Gestión de contratos con proveedores
• Análisis de datos y su uso estratégico para planificar las compras

Online Procurament agiliza la gestión de las compras recurrentes mediante la predisposición de un catálogo electrónico específicamente dedicado a la carga de listas preestablecidas por el comprador y en las que el proveedor habrá cargado sus propios productos, construyendo así un verdadero catálogo en línea que puede ser consultado y navegado por todos los departamentos de la empresa.

Los catálogos electrónicos permiten centralizar el proceso de pedido y compra con un ahorro constante de tiempo y costes de gestión, a partir de la búsqueda con filtros personalizados útiles para encontrar rápidamente el mejor producto, y luego proceder a la compra en un clic.

Entre las ventajas de la gestión de las compras a través del catálogo es muy funcional la presencia de sistemas de importación y exportación masivos útiles para la configuración como para las actualizaciones tanto por parte del comprador como del proveedor.

Online Procurement es accesible a través del navegador y no supone ningún coste de instalación para la empresa compradora. El acceso tanto del lado del comprador como del proveedor está disponible las 24 horas del día desde cualquier tipo de dispositivo (ordenador de sobremesa, tableta y móvil).

La gestión de la plataforma de hardware, el software, el mantenimiento del software, la copia de seguridad de los datos y todas las actividades técnicas relacionadas con la infraestructura son responsabilidad de DigitalPA. Los datos procesados en las plataformas de software son propiedad del Cliente y son totalmente descargables desde los paneles de gestión en formatos estándar abiertos (*.xml, *.json, *.csv), o a través de copias de seguridad totalmente navegables con estructura web. El servicio incluye soporte técnico proporcionado a través del Help Desk.

Los Servidores dedicados, se encuentran en Italia en racks propios alojados en el Datacenter de Aruba en Arezzo y Milán, certificados por las estrictas Normas ISO 9001 y 27001 para garantizar una infraestructura segura a nivel informático y de gestión, y por lo tanto la total integridad y confidencialidad de los datos procesados.

El tiempo medio de instalación y entrega del software es de unos 7 días laborables. Si se requiere una configuración personalizada, se evaluará y acordará con el comprador el calendario, para garantizar unos tiempos de activación rápidos y acordes con las necesidades del cliente.

Si el comprador necesita activar un aumento de las ofertas recibidas, los proveedores seleccionados para esa negociación pueden presentar una nueva oferta mejorada.

¡La suite Online Procurement nace multilingüe!! Toda la aplicación y los manuales están actualmente disponibles en inglés, italiano y español. La aplicación puede gestionar, a petición, otros idiomas, incluido el árabe.

La plataforma puede configurarse para gestionar varias empresas. Cada empresa puede gestionar su propio organigrama asignando permisos y niveles de acción específicos al personal dentro de las aplicaciones y el proceso de compra. Las oficinas de compras de las empresas pueden gestionar con total autonomía sus compras y sus contratos, compartiendo en su caso la lista completa de proveedores. Multiempresa es la solución para centralizar las compras y los datos de todas aquellas empresas que tienen oficinas de compras repartidas por todo el mundo, asegurando además un estándar en el proceso de contratación.

Cualquier dato introducido en la plataforma de Online Procurament puede buscarse a través de filtros de búsqueda que operan a nivel global permitiendo encontrar documentos, conversaciones y contratos específicamente relacionados con un procedimiento.

DigitalPA ofrece una serie de manuales y guías de vídeo multilingües para el autoaprendizaje del uso del software. Nuestro equipo de expertos apoya al personal de la empresa y a los responsables de compras con sesiones de formación en directo y consultas específicas. Hemos ayudado a cientos de empresas a digitalizar sus procesos de compra, conocemos los problemas y tenemos todo el conocimiento para ayudarle a encontrar la solución más adecuada.

Las tarifas mensuales o anuales de compra del software Online Procurament varían en función de los módulos específicos de la plataforma activados para la gestión total o parcial del proceso de adquisición.

Los costes se personalizan sobre la base de una evaluación global de las necesidades relativas a las funciones y los servicios que deben activarse, el tamaño de la empresa, la necesidad de formación previa y la duración de la relación contractual, así como las solicitudes de personalización gráfica y funcional.

La interfaz gráfica del software de Online Procurament puede personalizarse empezando por el branding de la página de inicio de sesión con la inserción del logotipo de la empresa y el uso de una paleta de colores alineada con la marca. La gestión del back-end, en cambio, se puede personalizar después de la estimación separada de la actividad.