Gestión de proveedores, los 3 pasos esenciales para construir una red de proveedores confiablePerspectivas ● 31 Agosto 2022
El éxito de una estrategia de compras de la empresa no solo se debe a la reducción de los costes de compra, sino que se ve afectado en gran medida por la calidad de la relación con su red de proveedores y por la cantidad. Desde empresas globales con miles de proveedores hasta PYMES con un parque de proveedores más pequeño, cada empresa necesita gestionar de manera óptima la asociación buyer-supplier para poder satisfacer mejor las expectativas de sus clientes.
Ya en 1983, Peter Kraljic, consultor de la multinacional McKinsey que acuñó el concepto de “gestión de las relaciones con los proveedores”, afirmaba en un famoso artículo de la Harvard Business Review que el departamento de compras debía centrarse en la gestión estratégica del suministro, en lugar de en la repetición de las tareas operativas. Un mensaje aparentemente simple, que casi cuarenta años después parece extraordinariamente actual.
Una investigación estadounidense de IDC Custom Solutions de 2020 estima que hasta el 50% del valor de una empresa puede depender de la solidez de su cadena de abastecimiento y de las relaciones con quien la habita.
En un contexto histórico caracterizado por una gran incertidumbre sobre la evolución de la economía, un aumento de la inflación y un aumento de los acontecimientos externos imprevistos – y potencialmente disruptivos – en la cadena de suministro como el actual, Este porcentaje podría ya estimarse a la baja.
Por lo tanto, vemos los 3 pasos fundamentales con los que construir y administrar una red de proveedores confiable, colaborativa y en línea con sus objetivos business.
1. Análisis y scouting: la construcción del catálogo de proveedores ideal
El primer paso para una gestión eficiente de los proveedores por parte del departamento de compras es el análisis del parque actual de proveedores y la búsqueda activa de nuevos proveedores con el perfil deseado.
El análisis y scouting, en combinación con la planificación del gasto y el sourcing estratégico, también constituyen una excelente base para una sólida estrategia de compras.
Análisis de la cadena de suministro actual
Un análisis SWOT dirigido a los proveedores puede ayudarle a comprender las fortalezas, debilidades, oportunidades y amenazas para la continuidad de su business, y sobre todo a comprender cuáles y cuántos nuevos proveedores necesita para aumentar su competitividad.
La tecnología informática aplicada al procurement ayuda, gracias a la centralización de toda la información y de las comunicaciones con cada proveedor, a una visibilidad de 360° de cada nodo de la red.
Búsqueda de nuevos proveedores
En condiciones ideales, esta actividad no solo debe realizarse bajo la presión de factores externos de “emergencia”, sino que debe planificarse cuidadosamente. También en este caso, el software source-to-pay como Online Procurement es compatible con CPO y personal de compras con acceso a un amplio panel de proveedores precualificados.
2. Calificación y segmentación del parque de proveedores
Calificación
El proceso de cualificación de los proveedores debe ser cosido a la medida de las necesidades de la empresa, a través de procedimientos de inscripción flexibles y personalizados. Para ahorrar tiempo y recursos, es bueno ofrecer la oportunidad de inscribirse en un portal de proveedores digitales, en el que pueda ingresar autónomamente sus propios datos.
Segmentación
Los tipos de proveedores a los que se dirige una empresa pueden ser muy diversos, pero es importante identificar y segmentar los proveedores clave para el business.
Las enseñanzas de Kraljic vuelven a ser útiles: los compradores deben ser conscientes de que en la relación con los socios estratégicos el objetivo no es reducir los costes, como en el caso de los suministros ocasionales o no críticos, sino construir una confianza mutua a lo largo del tiempo y buscar oportunidades que creen “una tarta más grande”, y por tanto más márgenes, para ambos.
3. Gestión de riesgos, evaluación del rendimiento y supervisión de contratos
En la gestión operativa del procurement, tener una gran red de proveedores, donde hay fuertes interdependencias entre diferentes empresas, y clientes con expectativas cada vez más altas sobre la calidad de los productos y servicios, requiere esfuerzos de coordinación considerables, cuya complejidad hace que sean más vulnerables al riesgo. Por lo tanto, la supervisión constante de los proveedores y la evaluación del rendimiento a través de rating a lo largo del proceso de suministro son cruciales, al igual que la definición de indicadores clave de rendimiento claros, tales como el cumplimiento de los requisitos contractuales y la posesión de certificaciones específicas.
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Online Procurement es la solución de software con la que las PYMES y las grandes empresas pueden gestionar mejor a sus proveedores y establecer partnership exitosas.
La digitalización de los procesos de compra es fundamental, hay mucho en juego: la pérdida de clientes, el daño a la reputación, el aumento de los costes, la reducción de los niveles de servicio al cliente, incumplimiento, los retrasos en los proyectos o en la ejecución de las estrategias empresariales son algunas de las consecuencias más arriesgadas de los problemas o interrupciones de la cadena de suministro.
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