Gestione dei fornitori: la guida essenzialeArticolo di approfondimento ● 22 novembre 2022
Secondo un sondaggio di Gartner condotto su 275 dirigenti che lavorano nelle supply chain globali, migliorare le prestazioni dei fornitori è tra le priorità più critiche su cui i leader del procurement intendono investire per assicurare la continuità degli approvvigionamenti e creare valore.
Per chi si occupa di acquisti, avere a che fare con i fornitori è il pane quotidiano, ma trasformare tale relazione in una partnership autentica, che vada oltre il semplice rapporto negoziale, richiede impegno, trasparenza e fiducia da entrambe le parti, oltre che una solida strategia di base.
La gestione dei fornitori è infatti un insieme di attività coordinate e complesse che include lo scouting di nuove aziende e professionisti, l’iter di qualifica, la gestione delle negoziazioni e degli ordini di acquisto, la segmentazione e la valutazione delle loro prestazioni, la stipula e l’esecuzione del contratto e dei pagamenti, e la mitigazione del rischio.
Soltanto una soluzione digitale e centralizzata come Online Procurement può aiutare davvero i buyer a semplificare il monitoraggio dei fornitori lungo tutta la durata della collaborazione e a massimizzare i vantaggi.
Come gestire al meglio i fornitori per guidare l’efficienza degli approvvigionamenti
Una gestione dei fornitori efficace ottimizza i processi, incrementa i risparmi, migliora la qualità della cooperazione e assicura livelli più elevati di compliance delle forniture. Per impostare un programma di Supplier Relationship Management (SRM) di successo, raccogliere in maniera strutturata e digitale le informazioni e i documenti dei fornitori è soltanto il primo passo: vi suggeriamo 9 best practice che vi aiuteranno a costruire la vostra strategia.
- Definire gli obiettivi di business: allineare gli obiettivi a breve e a lungo termine dell’Ufficio Acquisti con quelli dell’impresa e dei suoi principali stakeholder è fondamentale per far sì che i processi di procurement contribuiscano alla strategia aziendale, semplificando l’analisi dei risultati ottenuti.
- Stabilire i criteri di qualificazione: individuare i requisiti per ogni categoria merceologica non è soltanto funzionale al processo di qualifica, ma aiuta a razionalizzare e rendere omogeneo il modo in cui vengono gestiti.
- Centralizzare le informazioni: la panoramica completa su dati, documenti, profilo di rischio, rating e storico degli ordini relativo a ciascun fornitore supporta i processi decisionali e riduce enormemente il tempo speso nelle verifiche manuali.
- Segmentare i fornitori: la teoria alla base del Supplier Relationship Management consiglia di classificare i fornitori in base a quanto sono strategici per il business, alle performance e ai fattori di rischio, e di creare obiettivi e metriche specifiche per ciascun segmento.
- Selezionare i KPI: impostare la collaborazione su metriche condivise e oggettive permette a entrambe le parti di monitorare progressi e difficoltà con maggiore trasparenza.
- Fare riferimento a prodotti e prezzi sempre aggiornati: l’accesso diretto a prodotti e listini aggiornati in tempo reale dai fornitori stessi velocizza i processi di acquisto, standardizza le procedure e riduce i costi, grazie alle economie di scala.
- Tenere traccia di comunicazioni e documenti: quante volte gli scambi di e-mail fanno perdere dettagli di negoziazione importanti? Centralizzando le comunicazioni e i documenti in un archivio documentale digitale diventa più semplice ritrovare le informazioni in qualsiasi momento e tenere tutto aggiornato.
- Monitorare le prestazioni: un sistema di valutazione delle performance sotto il profilo operativo – indicatori come tempi di consegna, conformità al contratto e così via – ma anche della collaborazione, attraverso parametri qualitativi, permette di individuare i fornitori più affidabili e di ottimizzare il costo degli acquisti.
- Prevenire e mitigare i rischi: per assicurare la continuità delle forniture è indispensabile sapere quali supplier potrebbero causare colli di bottiglia o interruzioni, monitorando in modo proattivo il profilo di rischio: finanziario, geografico, ESG.
Qualificazione dei fornitori e onboarding
Dedichiamo un punto a parte ai processi di qualifica e di onboarding dei supplier, in quanto per ogni team di procurement rappresentano le fondamenta da cui partire sia per ottimizzare i costi e ridurre i rischi connessi alle forniture, che per migliorare la propria efficienza interna.
La suite Online Procurement offre strumenti flessibili per organizzare e interagire al meglio con la propria rete di fornitori, rendendo più celeri e precise le attività di validazione delle richieste e di controllo della documentazione.
Gestione degli elenchi digitali dei fornitori
Online Procurement dà ampie possibilità di personalizzare la classificazione dei fornitori in diversi elenchi e/o categorie merceologiche, con requisiti di qualificazione ad hoc per ciascuna tipologia di supplier. Una volta stabiliti i requisiti, saranno i supplier stessi a compilare l’anagrafica in autonomia.
Gestione delle richieste di qualificazione
Sulla piattaforma, i buyer potranno qualificare i fornitori in modo semplice e intuitivo, grazie alla visualizzazione in un’unica schermata dei dati e dei documenti inseriti dal supplier nel form di richiesta.
Archivio digitale unico e verifica dei documenti
Documenti, comunicazioni e KPI prestazionali e di rischio inerenti ai fornitori sono raccolti in comodi fascicoli digitali, che alleggeriscono il carico di lavoro dell’Ufficio Acquisti grazie a un sistema integrato di notifiche automatiche di promemoria delle scadenze.
Costi di gestione degli acquisti: il ruolo dei fornitori
Si stima che nelle aziende di produzione gli acquisti incidano per circa il 50-60% sul fatturato: individuare i supplier migliori nel mercato e nella categoria di riferimento è perciò una leva fondamentale per una strategia di cost saving, e in particolare per ridurre il costo totale di possesso (TCO), una delle metriche più importanti in materia di procurement.
Tra le metodologie utili a ridurre i costi non in termini di semplice “taglio”, ma di ottimizzazione in un’ottica di sviluppo, ne segnaliamo 3.
Programmazione degli acquisti e convenzioni
Pianificare la spesa, accorpando i fabbisogni provenienti da diverse sedi, uffici o dipartimenti, consente di gestire meglio le negoziazioni e ottenere soluzioni più vantaggiose, bloccando i prezzi per la durata della convenzione.
Analisi delle prestazioni e del rischio
Come menzionato in precedenza, monitorare e tracciare le performance e i rischi associati a ciascun fornitore evita all’impresa possibili danni monetari e reputazionali, proteggendone il valore.
Ordini diretti e ordini ricorrenti più rapidi
La tecnologia giusta può diventare un driver di risparmio: una piattaforma come Online Procurement supporta la funzione Procurement velocizzando le operazioni di routine come gli ordini diretti e gli ordini ricorrenti tramite il catalogo elettronico integrato.
