Gestione dei fornitori, i 3 step essenziali per costruire una rete di supplier affidabile

Rete di pedine - Interconnessione fornitori

Il successo di una strategia di procurement aziendale non è determinato soltanto dalla riduzione dei costi degli acquisti, ma è in larga parte influenzato dalla qualità della relazione con la propria rete di fornitori e dalla quantità. Dalle aziende globali con migliaia di supplier alle PMI con un parco fornitori più ridotto, ogni impresa ha bisogno di gestire in maniera ottimale il partenariato buyer-supplier per essere in grado di soddisfare al meglio le aspettative dei propri clienti.

Già nel 1983 Peter Kraljic, consulente della multinazionale McKinsey a cui si deve il conio del concetto di “Supplier relationship management” (SRM, gestione delle relazioni con i fornitori), affermava in un famoso articolo pubblicato sulla Harvard Business Review che il reparto acquisti dovesse focalizzarsi sulla gestione strategica della fornitura, piuttosto che sulla ripetitività dei compiti operativi. Un messaggio in apparenza semplice, che quasi quarant’anni dopo suona straordinariamente attuale.

Una ricerca statunitense di IDC Custom Solutions del 2020 stima infatti che fino al 50% del valore di un’azienda possa dipendere dalla solidità della sua catena di approvvigionamento e dalle relazioni con chi la popola. In un contesto storico caratterizzato da elevata incertezza circa l’andamento dell’economia, inflazione in crescita e incremento degli eventi esterni imprevisti – e potenzialmente dirompenti – sulla supply chain come quello attuale, tale percentuale potrebbe essere già stimata al ribasso.

Vediamo dunque i 3 step fondamentali con cui costruire e gestire una rete di fornitori affidabile, collaborativa e in linea con i propri obiettivi di business.

1. Analisi e scouting: la costruzione dell’albo fornitori ideale

Il primo passo di una gestione efficiente dei fornitori da parte dell’ufficio acquisti consiste nell’analisi del parco fornitori corrente e nello scouting attivo di nuovi fornitori con il profilo desiderato. Analisi e scouting, in combinazione con la pianificazione della spesa e al sourcing strategico, costituiscono inoltre un’ottima base per una solida strategia di procurement.

  • Analisi della catena di fornitura attuale

    Un’analisi SWOT mirata ai fornitori può aiutare a comprendere punti di forza, debolezze, opportunità e minacce alla continuità del proprio business, e soprattutto a capire di quali e quanti nuovi supplier si ha bisogno per aumentare la competitività. La tecnologia informatica applicata al procurement in questo aiuta, grazie alla centralizzazione di tutte le informazioni e delle comunicazioni con ogni singolo fornitore, per una visibilità a 360° di ciascun nodo della rete.

  • Ricerca di nuovi fornitori

    In condizioni ideali, tale attività non andrebbe fatta soltanto sulla spinta di fattori esterni di “emergenza”, ma attentamente pianificata. Anche in questo caso i software source-to-pay come Online Procurement supportano CPO e addetti agli acquisti con l’accesso a un vasto panel di fornitori prequalificati.

Supplier management software dashboard

2. Qualifica e segmentazione del parco fornitori

  • Qualifica

    Il processo di qualifica dei fornitori deve essere cucito in maniera sartoriale sulle esigenze dell’impresa, tramite procedure di iscrizione all’albo flessibili e personalizzate. Per risparmiare tempo e risorse, è bene offrire l’opportunità di iscriversi a un portale fornitori digitale, in cui sia possibile inserire i propri dati in autonomia.

  • Segmentazione

    Le tipologie di fornitore a cui un’azienda si rivolge possono essere molteplici e diversissime tra loro, ma è importante identificare e segmentare i supplier chiave per il business. Gli insegnamenti di Kraljic tornano ancora una volta utili: i buyer devono essere consapevoli che nella relazione con i partner strategici l’obiettivo non è ridurre i costi, come nel caso delle forniture occasionali o non critiche, ma costruire nel tempo fiducia reciproca e cercare le opportunità che creino “una torta più grande”, e quindi più marginalità, per entrambi.

3. Risk Management, valutazione delle prestazioni e monitoraggio dei contratti

Nella gestione operativa del procurement, avere un network di fornitori numeroso, in cui vi sono forti interdipendenze tra aziende diverse, e clienti con aspettative sempre più elevate sulla qualità dei prodotti e dei servizi, richiede sforzi di coordinamento ingenti, la cui complessità rende più vulnerabili al rischio. Per questo il monitoraggio costante dei supplier e la valutazione delle prestazioni tramite rating durante tutto il processo di fornitura sono fondamentali, così come è importante definire chiari KPI di valutazione, come ad esempio il rispetto dei requisiti contrattuali e il possesso di specifiche certificazioni.

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La digitalizzazione dei processi di acquisto è fondamentale, la posta in gioco è alta: perdita di clienti, danni reputazionali, costi più elevati, riduzione del livello di servizio al cliente, mancata compliance, ritardi nei progetti o nell’esecuzione delle strategie aziendali sono tra le conseguenze più rischiose di problemi o interruzioni della supply chain.

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