Online Procurement è accessibile via browser e non comporta nessun onere di installazione per l’azienda acquirente. Sia lato buyer che fornitore l’accesso è disponibile 24h/24 da ogni tipologia di device (desktop, tablet e mobile).

Sì: scegliendo il modulo Supplier Management della suite, è possibile personalizzare i form di qualifica del fornitore attraverso l’inserimento di domande e requisiti specifici a seconda delle categorie di iscrizione.

Il fornitore dovrà semplicemente seguire il processo guidato di compilazione per step del form online e, al termine, inoltrare sul portale la propria richiesta di accreditamento.

Online Procurement è la soluzione Source-to-Pay che consente di gestire l’intero il processo di approvvigionamento in maniera completamente digitale e automatizzata, dalla creazione delle richieste di offerta fino alla valutazione delle performance di fornitori.
Le macro-funzionalità incluse nella suite sono:

• Gestione e selezione dei fornitori con iter di qualifica personalizzati
• Creazione di eventi negoziali (RdA, RdO, ordini diretti, ecc.)
• Comparazione delle offerte
• Acquisto a partire da richieste di offerta o da un catalogo elettronico
• Pianificazione degli acquisti
• Accesso a un network di fornitori globale (Vendor Network 360) con fornitori prequalificati
• Gestione dei contratti con i fornitori
• Valutazione delle performance contrattuali
• Monitoraggio di fatture e pagamenti
• Analisi dei dati
• Integrazione con sistemi ERP
• Workflow approvativi personalizzati

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Online Procurement è una piattaforma modulare disponibile in modalità Saas (Software as a Service) e Cloud accessibile via browser. Il software è finalizzato alla gestione efficiente e ottimizzata di acquisiti e fornitori.

Nello specifico, i diversi moduli della suite consentono di gestire in maniera semplice i fornitori e gli ordini, avere controllo real-time sulla spesa, pianificare gli acquisti per categoria merceologica in maniera strategica, gestire contratti e pagamenti e valutare le performance dei fornitori durante l’esecuzione, garantendo maggiore standardizzazione delle procedure e della contrattualistica.

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Le aziende che devono gestire gare e appalti di natura pubblicistica, in conformità al Codice degli Appalti, possono fare riferimento alla piattaforma di e-procurement certificata Acquisti Telematici.

L’applicativo consente alle Stazioni Appaltanti di gestire qualsiasi tipologia di procedura di affidamento secondo il dettato normativo, dalla programmazione all’esecuzione contrattuale. Contattaci per trovare la soluzione giusta alle tue esigenze d’acquisto.

Qualsiasi dato inserito nella piattaforma Online Procurement può essere ricercato attraverso filtri di ricerca che operano a livello globale, che consentono di trovare documenti, conversazioni e contratti specificamente riconducibili a una procedura.

Le offerte presentate negli eventi negoziali inseriti sulla piattaforma Online Procurement sono conservate in un repository sicuro e protette dal protocollo registrato di Inviolabilità dell’offerta telematica ©. Il protocollo garantisce una leale competizione tra i fornitori in quanto nega a chiunque l’accesso alle offerte già presentate, impedendo che vengano divulgate le strategie dei concorrenti prima che vengano valutate ufficialmente le offerte.

La sicurezza della piattaforma è confermata inoltre dall’applicazione degli Standard ISO/IEC 27001 per la gestione dell’integrità e della riservatezza dei dati trattati.

Assolutamente sì, il Buyer può utilizzare diversi modelli di negoziazione e definire gli stadi di valutazione della negoziazione. Può decidere, ad esempio, se esaminare separatamente la documentazione amministrativa e tecnica (se presente), e successivamente la documentazione economico/commerciale. Il sistema offre automatismi per agevolare il processo, e valutare step-by-step solo i supplier che soddisfano le necessità.

Per gli eventi di e-sourcing più complessi, è possibile coinvolgere valutatori e consulenti esterni all’azienda e farsi supportare durante il processo di valutazione delle offerte. L’area valutatori consente di mantenere questo importante processo all’interno dell’applicazione, standardizzando la procedura e velocizzando le comunicazioni.

La valutazione delle offerte presentate all’interno della piattaforma avviene in base al setup definito dall’acquirente che può decidere di suddividere la valutazione in diversi stadi per comodità. Ogni fase può essere accompagnata da criteri quantitativi e/o discrezionali che aiutano il Procurement Officer e i suoi collaboratori ad individuare, anche con l’ausilio di automatismi, l’offerta più in linea con le esigenze aziendali.

Il sistema di messaggistica interno di Online Procurement consente di gestire la comunicazione interna in maniera centralizzata e funzionale al risparmio di tempo e risorse. Il sistema è integrato e trasversale a tutte le aree della piattaforma, consentendo di controllare in maniera centralizzata le comunicazioni con tutti gli stakeholder, inclusi eventuali soggetti terzi non necessariamente coinvolti nell’approvvigionamento.

Online Procurement velocizza la gestione degli acquisti ricorrenti attraverso la predisposizione di e-Catalog specificamente dedicati al caricamento di listini pre-stabiliti dall’acquirente, in cui il fornitore avrà caricato i proprio prodotti, costruendo così un vero e proprio catalogo online consultabile e sfogliabile da tutti i dipartimenti aziendali.

Gli e-Catalog consentono di centralizzare il processo di ordine e acquisto con un costante risparmio in tempi di gestione e costi, partendo dalla ricerca con filtri personalizzati utili per individuare rapidamente il prodotto migliore, per poi procedere all’acquisto in un click.

Tra i vantaggi della gestione degli acquisti attraverso il catalogo, è molto funzionale la presenza di sistemi di importazione ed esportazione massiva, utile per il setup quanto per gli aggiornamenti sia da parte del buyer che del fornitore.

La piattaforma consente di gestire le comunicazioni con i fornitori attraverso un sistema di messaggistica diretta, integrato con il sistema di notifiche relativo alle scadenze. La comunicazione avviene direttamente all’interno dell’applicativo e può riguardare, ad esempio, richieste di delucidazioni e di documentazione. I documenti ricevuti attraverso la messaggistica sono automaticamente integrati e conservati nello specifico fascicolo della procedura. Questa funzionalità consente di visualizzare la cronologia delle comunicazioni con i key supplier e i fornitori, mantenendo lo storico delle conversazioni.

La suite Online Procurement si integra con i principali software ERP, come SAP e Oracle. Il flusso di dati continuo tra i due sistemi consente di avere un’unica “source of truth” aziendale centralizzata contenente informazioni verificate e aggiornate relative a ordini di acquisto, fornitori, fatture e transazioni.

Gli esperti IT DigitalPA provvederanno a integrare Online Procurement con l’ERP in uso all’azienda, assicurando l’allineamento tra i due sistemi.

Le funzionalità della suite Online Procurement sono inscindibili da un sistema di gestione di notifiche e avvisi automatici puntuali e precisi, necessari per un’esecuzione contrattuale impeccabile. Grazie alle notifiche smart, configurabili a seconda degli eventi, è possibile ricevere avvisi e promemoria su qualsiasi evento, ad esempio per la scadenza dei contratti o per specifici documenti da aggiornare e vengono smistate in automatico in base ai referenti configurati per ciascuna area di responsabilità. Le notifiche sono configurabili anche per i fornitori.

A fronte della necessità da parte dell’acquirente di attivare una procedura di rilancio sulle offerte ricevute, i fornitori selezionati per quella negoziazione possono presentare una nuova offerta migliorativa.

La piattaforma può essere configurata per gestire il multi-azienda. Ogni società può gestire il proprio organigramma attribuendo al personale specifici permessi e livelli di azione all’interno delle applicazioni e del processo di approvvigionamento. Gli uffici acquisti delle aziende possono gestire in totale autonomia i propri acquisti e le proprie contrattazioni, condividendo ove previsto l’elenco completo dei supplier. Il multi-azienda è la soluzione per centralizzare gli acquisti e i dati di tutte quelle aziende che vantano uffici acquisti dislocati in tutto il mondo, garantendo inoltre uno standard nel processo di contrattazione.

Con Online Procurement è possibile gestire diverse tipologie di negoziazione e diversi criteri di aggiudicazione (es. massimo ribasso, economicamente più vantaggiosa). A seconda del criterio selezionato in fase di setup, il sistema è in grado di identificare il fornitore in linea con i criteri indicati. È possibile gestire anche ordini ricorrenti, richieste di preventivo e richieste di informazioni.

La suite Online Procurement nasce multilingua. Sia i moduli della piattaforma che la manualistica sono attualmente disponibili in inglese, italiano, spagnolo. Su richiesta, l’applicativo può gestire ulteriori lingue: contattaci per richieste specifiche.

Online Procurement consente di ottimizzare e di personalizzare il processo di onboarding dei fornitori, attraverso la personalizzazione degli iter di qualifica. A seconda delle categorie di iscrizione, sarà possibile richiedere al fornitore di attestare il possesso di requisiti e certificazioni relative alla compliance alle normative di settore e ai criteri ESG, oltre che determinare il livello di rischio.

Per il fornitore il processo risulta semplice e intuitivo, attraverso la compilazione guidata step-by-step di un modulo online.

I tempi di installazione e consegna del software vengono definiti in base ai requisiti concordati. In caso di configurazioni personalizzate, le tempistiche saranno valutate e condivise con il buyer, con l’obiettivo di garantire attivazioni rapide e perfettamente allineate alle esigenze del cliente.

Assolutamente sì: Online Procurement accelera il processo di individuazione dei fornitori in linea con le esigenze aziendali e il Vendor Scouting è uno dei maggiori punti di forza della suite. La ricerca intuitiva e funzionale integrata al sistema centralizzato di aggregazione di fornitori prequalificati, consente ai Buyer l’accesso a un ampio network di supplier in tutti i principali ambiti merceologici. I vantaggi di questo sistema sono collaborazioni stabili e nuove opportunità di risparmio, attraverso l’acquisizione di beni e servizi ad un prezzo più vantaggioso.

L’attività di gestione della piattaforma hardware, del software, della manutenzione software, del salvataggio dei dati e tutte le attività tecniche legate all’infrastruttura sono a carico di DigitalPA. I dati trattati nelle piattaforme software sono proprietà del Cliente e sono integralmente scaricabili dai pannelli gestionali in formati standard aperti (*.xml, *.json, *.csv), o attraverso dei backup interamente navigabili con struttura web based. Nel servizio è compreso il supporto tecnico erogato tramite Help Desk.

I Server dedicati sono dislocati in Italia presso rack proprietari ospitati presso i data center Oracle e Aruba, certificati dai rigorosi Standard ISO 9001 e 27001 a garanzia di un’infrastruttura di livello enterprise. I Cloud Provider qualificati assicurano la massima sicurezza a livello informatico e gestionale, e quindi la totale integrità e riservatezza dei dati trattati, oltre che la riduzione delle emissioni di CO2 nell’ottica di sostenibilità ambientale.

Il modulo dedicato al Vendor Rating della suite Online Procurement consente di:

• valutare il fornitore in fase di qualifica, assegnando un punteggio di compliance (normativa e/o ESG) e un livello di rischio sulla base delle informazioni e delle certificazioni inserite
• valutare il fornitore in fase di esecuzione contrattuale (qualità della fornitura, puntualità, prezzo e così via), con la creazione di campagne periodiche o ad hoc gestite tramite questionari e checklist

Le aziende possono personalizzare il sistema di rating sulla base delle proprie esigenze, selezionando gli indicatori di prestazione (KPI) da valutare, il peso dei singoli eventi e l’algoritmo di calcolo.

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Il canone della suite Online Procurement include supporto tecnico e assistenza di elevatissima qualità, con SLA (Service Level Agreement) garantiti.

Oltre ai normali canali di supporto, la piattaforma include l’accesso al portale Help Center, completo di manuali, videoguide, FAQ e articoli sempre aggiornati dai nostri consulenti, e Digito, l’assistente virtuale basato sui più avanzati sistemi di intelligenza artificiale, disponibile 24/7 per rispondere a dubbi e domande e automatizzare le attività di routine, come l’apertura dei ticket.

Hai bisogno di consulenza dedicata? Contatta i nostri esperti di e-procurement per un preventivo personalizzato.

Certo: dalla piattaforma è possibile accedere direttamente al portale Help Center, il knowledge hub di DigitalPA che contiene manuali, videoguide, articoli e FAQ aggiornati costantemente dai nostri consulenti.

In piattaforma è inoltre sempre disponibile Digito, l’assistente virtuale AI, pronto a risolvere dubbi, rispondere a quesiti sul software e automatizzare attività di routine come l’apertura dei ticket di assistenza.

Online Procurement è un software ideato per essere modulabile e personalizzato in base alle esigenze del cliente.

L’implementazione di funzionalità del tutto nuove, o complementari a quelle esistenti, è imprescindibile nel percorso di ascolto e modellamento della piattaforma intorno ai processi e workflow specifici eseguiti in azienda. Dalla personalizzazione avanzata del Vendor Rating fino alle integrazioni con i software ERP già in uso in azienda, DigitalPA si impegna costantemente nel trovare la soluzione più adatta alle esigenze più complesse.

L’interfaccia grafica del software Online Procurement può essere personalizzata partendo da una brandizzazione della pagina di login, con un inserimento del logo aziendale e l’utilizzo di una palette colori allineata con il brand. Il back-end gestionale invece può essere personalizzato, con costi da definire in sede di preventivo.

Il canone di acquisto del software Online Procurement varia in base agli specifici moduli della piattaforma attivati per la gestione totale o parziale del processo di approvvigionamento.

I costi sono personalizzati in base a una valutazione omnicomprensiva delle esigenze relative alle funzionalità e ai servizi da attivare, delle dimensioni aziendali, delle necessità di formazione preliminare e della durata del rapporto contrattuale, nonché delle richieste di personalizzazione grafica e funzionale.