Supply chain a prova di inflazione con la gestione intelligente e proattiva della spesaArticolo di approfondimento ● 06 dicembre 2022
Secondo un’indagine condotta quest’anno da Conflavoro PMI, oltre l’80% delle imprese italiane ha già attuato misure per contrastare l’inflazione, soprattutto in relazione al rincaro dell’energia e delle materie prime: oltre a incrementare i prezzi per il consumatore finale tra il 15% e il 60%, con evidenti ricadute sul potere d’acquisto, il 65% delle aziende ha già provveduto a ridurre i propri costi, mentre il 20% è dovuto ricorrere a tagli del personale.
Quando l’inflazione arriva a mettere a rischio la salute finanziaria di un’azienda, e l’accesso alle linee di credito è ridotto, risulta cruciale avere una visione chiara e globale della spesa, per poter pianificare al meglio la liquidità disponibile e prendere decisioni informate, basate su dati oggettivi.
Nessuna impresa è uguale all’altra, ma tutte possono decidere di affrontare in maniera proattiva l’innalzamento dei costi, non soltanto incrementando i prezzi di beni e servizi, ma anche ottimizzando la gestione del proprio ciclo passivo, dove la digitalizzazione e l’automazione giocano un ruolo di primo piano. Vediamo dunque come gestire al meglio la contabilità relativa ai fornitori, e quali sono i vantaggi per le aziende.
Fatture elettroniche, l’elaborazione diventa “touchless” con Invoice Management
Grazie a Invoice Management, la suite Online Procurement consente di gestire i processi d’acquisto dalla programmazione fino alla fase finale, ovvero la ricezione della fattura, la riconciliazione con l’ordine e la gestione dei pagamenti. L’intera contabilità passiva diventa touchless, tramite il ricorso a workflow e automatismi intelligenti e digitali che riducono da subito costi ed errori.
Con Online Procurement, tutto il ciclo di vita della fattura è trasparente, articolato in fasi sempre visibili e tracciate dal sistema, durante le quali tutte le figure coinvolte avranno accesso immediato alla documentazione e ai dati aggiornati.
Import delle fatture – L’importazione delle fatture nel formato .xml si avvale di controlli automatici in ingresso.
Riconciliazione tra fattura e ordine – l’associazione tra fattura, ordine d’acquisto e contratto riduce drasticamente il tempo speso nelle verifiche e incrementa l’accuratezza del processo.
Gestione semplice dello stato del pagamento – gli utenti autorizzati potranno supervisionare in pochi click lo stato di avanzamento dei pagamenti, generando notifiche o promemoria per gli altri stakeholder.
Approvazione dei pagamenti – i processi approvativi personalizzati velocizzano l’approvazione dei pagamenti ed evitano i “colli di bottiglia”.
Archiviazione della fattura – la fattura resta sempre archiviata digitalmente nel sistema, associata all’anagrafica del fornitore, conservata in maniera sicura e facilmente rintracciabile.
A supporto degli step appena descritti, il software integra una dashboard centrale con la panoramica delle fatture e delle note di credito, che mostra a colpo d’occhio il loro stato, importo, scadenza e fornitore associato, indispensabile per il monitoraggio e per il reporting.
Online Procurement si integra inoltre con i più diffusi software ERP e gestionali di fatturazione, per sfruttare appieno il flusso informativo già presente in azienda e convogliarlo al servizio della funzione acquisti.
Fatturazione elettronica in Italia: da obbligo normativo a beneficio tangibile per le PMI, e non solo
Una ricerca del cloud provider italiano Aruba, svolta nel 2021 su un campione di 300 PMI, ha evidenziato come la fatturazione elettronica, il cui obbligo è in vigore tra i privati dal 1° gennaio 2019, non venga più percepita come un ostacolo, ma abbia guadagnato numerosi consensi.
Le PMI intervistate hanno dimostrato di apprezzare la gestione digitale delle fatture e di considerarla una vera e propria leva di digitalizzazione, collaborazione e compliance, in quanto:
- Consente di condividere le fatture con clienti e fornitori
- Agevola la conservazione a norma di legge e rimuove la conservazione cartacea
- Semplifica gli adempimenti fiscali
- Riduce i rischi di errori manuali e di trasmissione
- È eco-sostenibile
Perché scegliere Online Procurement per gestire il ciclo aziendale passivo
L’integrazione tra la gestione delle fatture passive dei fornitori e la gestione della spesa, con strumenti semplici e intuitivi per l’analisi dei dati e il monitoraggio, rende Online Procurement la soluzione ideale per avere totale controllo sul cash flow aziendale. La digitalizzazione di tutti i processi procure-to-pay solleva l’ufficio acquisti dai compiti manuali a basso impatto e incrementa il valore strategico del procurement all’interno del business di riferimento.
Automatizzando il ciclo passivo con Invoice Management, i responsabili degli acquisti possono infatti ottimizzare metriche importanti, quali la riduzione dei tempi medi di pagamento e del numero di controversie, il livello di compliance e il livello di rischio relativo a fornitori e contratti, tenere sotto controllo la liquidità aziendale e utilizzare i dati per analisi predittive a breve e lungo termine.
